Mise-à-jour de la réunion annuelle

Nous avons tenu notre réunion annuelle le dimanche 27 septembre.  Il serait juste de dire qu’aucune des personnes présentes n’était satisfaite du temps passé à la réunion.

La problématique principale est la présence très limitée des participants.  Même si le quorum était atteint, seules 50 personnes étaient physiquement présentes, à comparer aux 140 ou 150 personnes des années précédentes.  Nous réalisons que l’année dernière était relativement sans controverse.  Nous réalisons aussi que le manque de mauvaises surprises financières pour l’année précédente et celle à venir a réduit la motivation de participer – surtout avec la belle température de la journée.

Cependant, nous aimerions vous rappeler que le but de la réunion n’est pas seulement de verbaliser vos plaintes mais aussi de permettre à l’administration de recueillir de l’information à propos de ce qui est important pour tous.  De plus, elle aide les membres du conseil dans leurs décisions quant aux besoins immédiats et prochains.   

La présence réduite a créé une autre problématique.  Nous étions supposés voter sur l’option de garder le nombre des membres du conseil à cinq ou de l’augmenter à sept.   À cause du nombre réduit de présence, il n’y avait pas assez de personnes qui auraient opté pour sept, et il n’y avait aucun intérêt même pour l’élection pour cinq. Finalement, après un retard de 20 minutes en début de séance dans l’espérance d’autres arrivées, la réunion prit fin à 15 h.   Ceci donne une indication du taux d’accomplissement  atteint, surtout que la moitié de temps a été utilisé par la discussion autour de la pertinence d’une réunion avec si peu de gens.   

Afin de contrer à pareille situation, il nous est nécessaire de connaitre la raison pour laquelle les gens ont décidé de ne pas participer à la réunion.  Suite à des discussions avec quelques copropriétaires, nous avons eu droit à toute sorte d’explications.  Malgré les raisons valables obtenues, il reste que les retombées étaient négatives.   

Les changements à venir

Nous insistons sur l’importance de participer à cette réunion cruciale qui n’a lieu qu’une fois par année.  Nous avons considéré différentes idées, pour l’avenir, qui pourraient faciliter la participation des gens : 

1. Tenir la réunion en cours de semaine de 19 h à 23 h, plutôt que de la tenir un dimanche après-midi. 
2. Tenir la réunion dans notre jardin avec un aménagement adéquat au lieu de l’avoir dans un endroit plus éloigné (la salle de récréation est trop petite). 
3.  Invoquer des règles standard de conduite pour la réunion afin de permettre à tous un temps pour se prononcer.  
4. Encourager la participation au lieu du système de procuration.

Si vous avez d’autres idées qui vous encourageraient à participer, nous vous invitons à les partager avec nous. Au cas où vous aimeriez que les autres copropriétaires les voient, vous pouvez même les afficher sur notre blog. Une fois que nous aurions compilé une liste avec toutes les suggestions, nous vous enverrons un sondage avec les différentes options recueillies.

La réunion de l’année prochaine

Bien que la réunion de l’année prochaine soit encore loin, soyez avisé que la question du renouvellement ou de l’annulation du contrat de cable avec Vidéotron sera un point important de discussion à l’ordre du jour de la réunion.  Un autre sujet à l’ordre du jour sera la présentation des rapports d’inspection des ingénieurs en relation avec la Loi 122 du Québec.  Les  implications pourraient affecter considérablement nos finances mais nous ne pouvons rien savoir avant d’avoir fait notre prochain budget l’été prochain.  Nous vous prions de participer à la réunion de l’année prochaine.