Pool Building Update – 2014-04-12

Pool Roof

We have hired an engineer to evaluate the issues with the pool building roof. The analysis will begin immediately with thermography tests and conclude with an engineer’s report. The reason we have hired the engineer is two-fold:

1.       The pool building is affected by a number of complex realities including humidity from below, high indoor temperatures, ventilation, condensation, skylights, and the roof itself. We do not have the skills in-house to evaluate the entirety of the issues. This is particularly important as we have a wide variety of bids ranging from contractors of $8,000 to $60,000. Obviously, each bidder has a different idea of what is necessary and we want to fix this properly.

2.       The contractors are telling us that with an engineer’s report, they will extend their guarantee. Otherwise, the most they will offer is five years.  The people who did the repair last year did not guarantee their work at all.

Depending on what is needed, the repair may begin right away. However, due to the cold winter and late start of the roofing season, a more comprehensive repair may only be possible in the late summer. We’ll keep you informed when we know.

Pool Water Quality

The water quality is excellent right now although it is not quite as clear as it was about 2 months ago. Little by little it is clearing up but it will still take a bit of time before it returns to its former pristine state.

Jacuzzi

You will notice that one of our Jacuzzis has been shut down for the week. Once again, someone has introduced bubbles to water and it requires hours of work to get it working properly again. We hope to have it working early in the week; however, we would like to remind you of the necessity to shower prior to using the Jacuzzi.

As you can imagine, the extra amount of work in the area is putting a lot of pressure on our superintendents and is using time that they can spend on more important chores.  

Mise-à-jour à propos du bâtiment de la piscine – 2014-04-12

Toiture de la piscine
Nous avons embauché un ingénieur afin d’évaluer les problèmes auxquels nous faisons face avec la toiture du bâtiment de la piscine.  Nous commençons tout de suite avec des tests de thermographie et terminerons avec un rapport émis par l’ingénieur en question.  La raison pour laquelle nous avons opté pour ce recours couvre deux volets :
1. Il y a plusieurs facteurs qui influent sur la qualité du bâtiment de la piscine et de sa maintenance : l’humidité venant de la piscine, la haute température ambiante, la ventilation, la condensation, les lucarnes et la toiture-même. Nous n’avons malheureusement pas l’expertise à l'interne afin d’évaluer toute la situation.  Ainsi l’expertise professionnelle sera primordiale afin de décider qu'elle offre entrepreneuriale serait la plus adéquate, surtout que ces offres fluctuant entre 8 000$ et 60 000$.  Il est évident que les idées différent entre celles des entrepreneurs et celles qui nous paraissent le plus nécessaires.
2. Les entrepreneurs nous affirment, qu'avec un rapport d’ingénieur, qu’ils pourront nous offrir une garantie plus longue.  Sinon, ils ne nous en offriraient qu’une de cinq ans.
Le début des travaux est lié aux besoins mais, dû au temps froid que nous avons vécu cet hiver et le retard dans le début de la saison de réparation des toitures, nous pourrions décider de remettre les réparations plus substantielles pour la fin de l’été.  Cependant, nous vous tiendrons au courant des développements au fur et à mesure que nous en saurons plus.

La qualité de l'eau de la piscine
La qualité de l'eau est très bonne présentement malgré qu’elle ne parait pas aussi clair qu'il y a deux mois.  La clarté de l'eau est en train de s’améliorer petit à petit  jusqu’à ce qu’elle atteint le niveau qu'elle avait à son apogée.

Le Jacuzzi
Vous allez remarquer que nous avons dû fermer cette semaine l’accès à l’un de nos Jacuzzi.  De nouveau, quelqu'un a mis des bulles de savon dans l'eau, une situation qui nous oblige à dépenser beaucoup de temps et d’énergie afin de le remettre en fonction.  Nous espérons que tout rentrera dans l'ordre en début de semaine.  Cependant, nous aimerions vous rappeler de la nécessité de prendre une douche avant d'utiliser le Jacuzzi.
Comme vous pourriez l’imaginer, le travail supplémentaire investi dans ce bâtiment est en train de mettre beaucoup de pression sur nos intendants et les empêche d’utiliser ce temps pour d'autres tâches domestiques plus importantes.

Rappel / Reminder

Le vendredi est le dernier jour pour soumettre un paiement pour éviter la nouvelle charge d'intérêt.
Si vous devez payer le syndicat, vous devriez avoir reçu hier un relevé de compte dans votre boîte aux lettres..

Friday is the last day to submit a payment to avoid the new interest charge.
If you owe the syndicate anything, you should have received an account statement yesterday in your mailbox.

Les intérêts sur Montant de la créance Calcul

Nous aimerions vous rappeler qu’à compter de ce mois (avril 2015) nous allons commencer à imposer des frais d’intérêt à toute créance due.

Suite aux tests que nous avons effectués à notre programme, nous aimerions clarifier le mode de fonctionnement des calculs à cause de la complexité du processus. Nous avions annoncé auparavant une augmentation du taux d’intérêt de 2% par mois.. Cependant, le programme utilise le taux de 24% par année et un calcul sur une base quotidienne. Ainsi, pour les mois comptant 31 jours, le montant d’intérêt serait légèrement plus élevé que pour des mois plus courts.

Voici comment le calcul est exécuté :
· Il existe une période d’exemption durant les 10 premiers jours du mois

         o Si la créance due est payée au complet avant le 10^e jour, il n’y aurait aucun intérêt à payer.
         o Si un montant de la créance due tombe en souffrance après 10 jours, le taux d’intérêt 
            quotidien sera alors appliqué au montant dû, et ce, sur une base quotidienne.

· Le montant de l’intérêt calculé sera ajouté à la créance au 1^er jour du mois qui suit.
· L’exemple suivant reflète une situation existante dans nos cahiers.

Le scénario d’un cas réel (Mars):

· Le compte doit 8,04 $ à la fin du mois de février
· Les frais de condo de 327,82 $ ont été ajoutés au compte en date du 1^e mars
· Le nouveau solde au 1^er mars était de 335,86 $
· Le montant payé en date du 6 mars était de 327,82 $
· Le solde en date du 31 mars était de 8,04 $
La période d’exemption étant expirée, l’intérêt quotidien est calculé sur le total du montant en souffrance.

Calcul

335,86 $ X 24% / 365 x 5 jours = 1,11 $
                PLUS
8,04 $ X 24% / 365 X 23 jours =  0,13 $
Total                                            1,24 $

Implication

Même si le montant dû était de 8,04 $ en fin de mois, il a été reconduit au mois suivant. Suite à l’expiration de la période d’exemption, l’intérêt porté à la créance s’élève à 1,24 $ calculé sur une base quotidienne. Cependant, si le montant de 8,04 $ avait été réglé en temps dû, il n’y aurait pas eu d’intérêt ajouté.

Il va sans dire, qu’à partir d'aujourd'hui, qu’il est de votre responsabilité d’éviter de bâtir des dettes envers le syndicat des copropriétaires puisque le programme calcule automatiquement les montants d’intérêt qui pourraient s’additionner rapidement.

Nous distribuerons mardi prochain les états de compte à tous ceux qui ont des montants en souffrance.

Nous vous prions de bien noter tout montant dû.

Interest on Amount Owed Calculation

We wish to remind everyone that starting this month (April 2015), we will be charging interest on any receivable balance.

After testing the software, we would to like to clarify the way it works as it might be a bit confusing.

We previously announced a 2% interest rate per month. However, the software, actually, uses 24% per year and a calculation on a per-day basis. This means that, in months with 31 days, the amount of interest charged will be slightly more than a shorter month.

This is how the calculation works:
                 o There is a “free” period until the 10^th of the month.
                 o If the account is paid in full before the 10^th there will not be interest charged.
                 o If there is any balance after 10 days, interest will be charged on the basis of the amount              
                    owed on a day by day basis.

       o The Interest charge will be added to the account on the first day of the following month.

 This is a real life example of one of our accounts in our test.

Real Life Test Scenario based on Actual March:

· Account owed $8.04 at the end of February.

· Condo Fees of $327.82 were added to account on the 1^st of March.

· New balance was $335.86 as of March 1^st.

· Amount paid on March 6^th was $327.82

· Balance on March 31^st was $8.04

Even though there was only a small amount owed, the “free” period had expired and interest is calculated on what is owed day by day.

Calculation

$335.86 X 24% / 365 x 5 days = $1.11
                   PLUS
$8.04 X 24% / 365 X 23 days =   $0.13
Total                                            $1.24

Implication

Therefore, even though the amount owed is only $8.04 at month end, it was carried over from the previous month. Therefore the “free” period had expired and the interest charge will be $1.24 based on the daily balance. However, had the $8.04 been paid in full going into the month, there would not have been any interest.

Needless to say, starting now, it is very important to be sure you do not owe the syndicate anything as these charges are calculated automatically by the system and can add up quickly. We will send anyone who owes us money a statement next Tuesday.

Please pay close attention to any balance owed.

Joyeuses Pâques/ Happy Easter