Séance informelle de Questions & Réponses jeudi le 6 octobre prochain.

Nous procéderons à une session informelle de questions et réponses jeudi le 6 octobre dans la salle de réception de la Phase 2.

Nous tenons cette séance parce que l’ordre du jour de l’AGM était trop chargé et plusieurs personnes n’ont pas eu la chance de poser leurs questions.

De plus, plusieurs personnes n’ont pu assister à la réunion pour des raisons de santé ou de mobilité.

Nous débuterons à 19:00 et finirons à 20:00 ou lorsqu’il n’y aura plus rien à discuter.

Informal Q&A Session next Thursday, October 6th

There will be an informal Q&A session next Thursday, October 6^th in the party room.

We are holding this session because the agenda for the annual meeting was too long and people didn’t get a chance to ask their questions.

Also, there are a number of people who could not attend the annual due to health and mobility issues

We will start at 7:00 PM and finish at 8:00 PM or whenever there is nothing more to discuss.

There will be no agenda but the administration will be available to answer your questions.

Canada Post Proposition

Canada Post wants to install this system near our mailboxes. It is for parcel delivery and an indoor place to mail your letters.
What do you think?

We have to answer them next week.

Poste Canada Proposition

Postes Canada veut installer ce système près de nos boîtes aux lettres. Il est pour la livraison de colis et un lieu intérieur pour envoyer vos lettres.

Qu'est-ce que tu penses?

Nous devons y répondre la semaine prochaine.

Thank You / Merci Ramia Jabr

Thanks for your effort, commitment, and contribution for the past 2 years. You were a leader on the board.

Merci pour vos efforts, l'engagement et la contribution pour les 2 dernières années. Vous étiez une chef de file au conseil d'administration.

Nouveaux Membres du CA / New Board of Directors Members

Cascade 1
Stanley Cadloff
Charles Machalani
Karl Zechmeister

Cascade 2
Norm Shasha
Philip Share

Réglements réunion annuelle

Pour notre réunion mardi prochaine @ 18:30.

AGM Ground Rules

For Our Meeting Next Tuesday at 6:30 PM

Réunion annuelle - Mardi Prochaine le 27 septembre @ 18:30 - AGM Next Tuesday at 6:30 PM

Additions - Agenda - 27 Sept. 2016

Beaucoup à débattre
Much to discuss

Lien au-dessous/ Link below

Additions - Agenda - 27 Sept. 2016

Une autre raison pour être présent à l'AGM cette année - Another reason to attend the AGM this year - Température Piscine / Pool Temperature

Il y a un commentaire anonyme aujourd'hui d'un abonné au sujet d'une vote sur la température de la piscine.

Nous ne pouvons pas avoir un vote sur la piscine si ce n'est pas ajouté formellement à l'ordre du jour. 

S'il vous plaît assurez-vous d'envoyer une demand à Diane demandant qu'elle l'ajoute à l'ordre du jour avant le lundi à 23h59.

Assurez-vous d'identifier qui fait la demande.

**************************************

There is an anonymous comment today from a subscriber about voting on pool temperature.

If the pool comment received today is not formally on the agenda, it cannot be voted upon. 

Please send it to Diane asking that she add it to the agenda before Monday at 11:59PM.

Make sure to identify who is making the request.

Balcony Railings

We were expecting 50 to 60 condos to need their balcony railings touched up. In fact, the requests were more than double and we have more than 200 balconies to do.

Painting cannot be done when the temperature at night falls into the single digits.

We considered supplementing the contractor with the supers as way to speed things up but the fact is that we will run out of time and we will not be able to complete the job. Therefore, we are postponing painting the balcony railings until next spring.

After one more winter, there will be even more railings to be done and have decided to do all condos at that time. This has the added benefit of reducing the unit cost per balcony.

Balustrades de balcon

Nous nous attendions à ce que 50 à 60 condos aient besoin de retouche à leurs balustrades de balcon.  En fait, les demandes ont été plus que le double, et nous avons plus de 200 balcons à faire.  La peinture ne peut se faire quand la température de nuit est réduite à un chiffre unique.

Nous avons considéré l’aide des surintendants comme complément au  travail de l’entrepreneur afin d’accélérer les choses, mais il est évident que nous allons manquer de temps et que nous ne serons pas en mesure de terminer le travail.

Nous avons donc reporté le travail de peinture les balustrades de balcon au printemps prochain.  Avec un hiver supplémentaire il y aura des balustrades additionnelles à réparer ; nous avons donc décidé de faire tous les condos à ce moment-là.  Ceci sera un avantage de plus afin de réduire le coût unitaire par balcon.

Additions to the AGM Agenda

In order to take a formal vote on a proposal, it must be added to the AGM agenda.

 The deadline for submitting additions to the AGM agenda is next Monday, September 19^th.

Ajouts a l'ordre du jour de l'Assemblée générale Annuelle.

Afin de faire un vote formel sur une proposition, celle-ci doit être ajoutée à l'ordre du jour de l'AGM.

La limite pour soumettre vos ajouts est lundi le 19 septembre.

Vidéotron Lobby Camera

Vidéotron Caméra vidéo du hall d'entrée

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année - Raison de plus 4

Nous investissons pour augmenter la valeur de notre propriété.  La rénovation des corridors et de la piscine devrait aider à l’atteinte de cet objectif.  De même que la propreté des garages, une pelouse plus verte, et des employés compétents heureux.

Nous recherchons des opportunités supplémentaires afin d’optimiser nos immeubles.  Deux choses qui nous viennent en tête sont les entrées principales et l’amélioration de notre système de sécurité.

Nous recherchons de nouvelles idées, les vôtres.

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM - Bonus Reason 4

We are investing to increase our property values. The renewed corridors and pool go a long way. So do the cleaner garages, greener grass, and a happy efficient staff.

We are looking for more opportunities to further enhance our buildings. Two items that come to mind are our front entrances and security Improvements.

We are looking for more ideas.

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année  - Raison  de plus 3

Il y aura une proposition d’adoption pour un nouveau guide de règlements.  

Nous avons besoin de votre opinion.

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM – Bonus Reason 3

There will be proposals for new regulations. We need your opinion.

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année  - Raison  de plus 2

Si l’Assemblée générale vote pour avoir un conseil d’administration de 7 membres, 4 positions seront à pourvoir cette année.

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM – Bonus Reason 2

If the assembly votes to have a board of seven members, four positions will be up for election.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison de plus 1

Deux positions sur 5 sur le Conseil d’administration sont à pourvoir cette année.

L’année dernière, il n’y avait pas assez de copropriétaires présents à la réunion pour procéder à une élection et les membres en place ont été réélus par défaut.

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM – Bonus Reason 1

Two positions on the Current Board of Directors of five are up for election this year. 

Last year, not enough people attended to hold an election so current members were re-elected by default. 

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 10

Le contrat de télévision de Vidéotron expire à la fin janvier 2017.  

Votre rétroaction nous aidera à mieux négocier.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 10

The Videotron TV contract expires at the end of January 2017. 

Your feedback will help us negotiate.

WINDOWS

Last year, we had a co-owner aggressively pursue the board to change the windows of his condo. The engineering firm that performed our reserve fund study last year has assured us that our windows have a lifespan of 45 years so the need to change windows is almost 20 years premature.

However, they have also indicated that after 26 years, there are many windows in our building that are due to be caulked and possibly refitted.

Our declaration of co-ownership specifies that owners are responsible for ongoing maintenance of their windows. Our plan, at the present time, is to negotiate a group rate for our residents to caulk their windows. This is similar to the way we handled dryer duct cleaning, hot water tanks, and air conditioner maintenance.

FENÊTRES

L’an dernier, un de nos copropriétaires a mis beaucoup de pression sur le Conseil d’administration pour changer les fenêtres de son condo. La firme d’ingénierie qui a réalisé notre étude du Fonds de prévoyance l’an dernier estime que nos fenêtres ont une durée de vie utile de 45 ans, la nécessité de changer les fenêtres est donc prématurée de près de 20 ans.

Cependant, ils ont aussi indiqué qu’après 26 ans,  plusieurs fenêtres de nos immeubles nécessitent du calfeutrage et une mise au point.

Notre déclaration de copropriété spécifie que les propriétaires sont responsables de l’entretien courant de leurs fenêtres. Notre plan, à l’heure actuelle, est de négocier un tarif de groupe pour nos résidents désirant calfeutrer ou faire des ajustements sur leurs fenêtres . Ceci est similaire à la façon dont nous avons traité le nettoyage des tuyaux des sécheuses, les réservoirs d’eau chaude et l’entretien des climatiseurs.

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année  - Raison 9

Nous considérons une structure complètement réinventée pour nos couples de superintendants.

Nous considérons aussi leur donner plus d’avantages comme par exemple la façon de traiter les urgences et d’accéder à nos installations récréatives.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 9

We are considering a completely new structure with regard to our superintendent couples.

We are also considering giving them more perks such as the way we ask them to handle emergencies and also access to our facilities.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 8

Nous n’avons pas eu besoin d’avoir recours à une cotisation spéciale depuis la réfection des toits en 2008. Nous avons des fonds considérables budgétés pour faire face aux issues de la Loi 122 mais les coûts impliqués sont imprévisibles.

De plus, notre fonds de réserve à la fin de l’AF2019 (Année 3) sera à la moitié de ce qu’il était en fin de période de l’année précédente.

Ces deux éléments combinés impliquent un plus grand risque pour une cotisation spéciale quand nous arriverons à l’AF2019.  Nous devrions en savoir davantage lors de l’Assemblée générale Annuelle.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 8

We have not needed a special assessment since we did the main roofs in 2008. We have substantial funds budgeted to deal with Bill 122 findings but the cost implications are a wild card. 

Additionally, our reserve fund at the end of FY2019 (Year 3) will be less than half of what it was at the end of last year.

These two elements combined imply that there will be a greater risk for a special assessment by the time we get to FY2019. We should know better by the meeting.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 7

Nous avons reçu nos résultats préliminaires de l’étude du Fonds de prévoyance.  Nous suivons principalement leur recommandation  en ce qui a trait à la contribution que nous devrions faire au fonds de réserve.

Alors, quel est le problème ?

• Plusieurs de nos équipements avec une durée de vie théoriques de 28 ans pourrait avoir à être changer plus tôt que nous l’avons planifié.  Ceci pourrait causer une diminution à court terme de notre encaisse.

Toutefois, les ingénieurs ne pouvaient pas savoir avec certitude si certains de ces équipements qu’ils ont listés avaient déjà subis des réparations dans les derniers 10 ans.  Nous recensons présentement chaque équipement afin de déterminer lesquels entrent dans cette catégorie.

De plus, les ingénieurs ont tendance à surestimer le coût de remplacement.  Nous avons évidemment ajusté ceux qui étaient évidents mais certains autres sont plus compliqués à évaluer.  Par exemple, leur estimé pour les nouveaux tapis était 4 fois plus élevé que ce que nous prévoyons dépensé cette année. 

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 7

We received our preliminary reserve fund results in July. We are basically following their recommendation regarding the contribution we should be making to the reserve fund.

So what is the problem?

• Much of our equipment with a theoretical lifespan of 28 years may come due sooner than we have planned for until now. This could cause a short-term depletion of our cash.

However, the engineers had no real way of knowing if some of the equipment they have listed may have already been repaired in the last 10 years. We are currently reviewing which equipment may fall into that category.

Also, they tended to overestimate the cost of replacement. We have adjusted the obvious items but other items are not so easy. For example, their estimate for carpets was almost 4 times what we are spending this year. 

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année - Raison 6

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année  - Raison 6

La Loi 122 exige une inspection approfondie de nos façades et parcs de stationnement.  Des échantillons de nos briques et du béton de nos garages ont été envoyées pour des analyses laboratoires telles qu’exigées par la Loi 122.

Nous avons des fonds substantiels budgétés pour ces exigences mais seront-ils suffisants ?  Nous connaissons un immeuble au centre-ville qui a eu la surprise d’un problème qui se chiffre à des millions de dollars. Nous ne pensons pas que nous sommes dans la même situation, mais tout est possible.

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM - Reason 6

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 6

Bill 122 requires a hands-on inspection of our facades and garages. Samples of our bricks and garage cement were sent to a laboratory for analysis.

We have very substantial funds budgeted for these requirements but will it be enough? We know of a building downtown that learned that they had a multi-million dollar issue. We don’t expect that for us but until we get the results, anything is possible.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 5

In reason 4, we warn that FY2018 and FY2019 projections may change drastically.

Why?  We have significant money budgeted for Bill 122. Will it be enough?

• The reserve fund study done last May included a list our building assets and equipment with a theoretical lifespan of 28 years. 
• Our building is 26 years old. However, the engineers who performed the study awarded our buildings a 98% score.

10 raisons pour être présent à l'AGM cette année  - Raison 5

Dans le texte de la raison 4, nous faisons une mise en garde que l’AF 2018 et l’AF2019 pourrait changer drastiquement.

Pourquoi ?

• Nous avons des sommes importantes budgétées pour la Loi 122.  En avons-nous assez ?

• L’étude du Fonds de Prévoyance effectuée en mai dernier inclut une liste de nos actifs et équipements avec une durée de vie théorique de 28 ans.  Nos immeubles ont maintenant 26 ans. Cependant, les ingénieurs qui ont effectués l’étude ont attribué une note de 98% à nos immeubles.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 4

Nos projections actuelles indiquent que nous pourrons possiblement pour l’AF2018 (Année 2 de notre budget) ne pas augmenter les frais de condo si nous compensons l’écart négligeable pour l’AF2019.

Devriez-vous le croire ?  Nous discuterons pourquoi ce scénario risque de changer – et ce drastiquement.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 4

Our current projections indicate that we may escape FY2018 (Year 2 of our plan) without a condo fee increase if we make up the small difference in FY2019.

Should you believe it? We’ll discuss why this scenario is likely to change – possibly drastically.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 3

Notre situation financière est excellente maintenant mais est-ce que cette situation pourra durer ?

Si tout va bien, nous pourrons maintenir notre situation.  Toutefois, nous avons identifié des risques financiers importants  dans notre perspective des 5 prochaines années qui pourraient affecter notre équilibre financier.  La problématique, c’est que nous ne pouvons pas budgéter les déficiences relatives à  l’inspection de la Loi 122.

Nous en discuterons plus longuement lors de notre Assemblée générale annuelle.

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 3

Our financial health now is excellent but can it last?

If everything goes well, we’ll be fine. However, we have identified significant financial risks looking forward for the next 5 years that can upset our financial equilibrium. The problem is that with the Bill 122 inspection, we can’t budget for them yet.

We’ll discuss this at length at the meeting.

10 raisons pour être présent à l’AGM cette année  - Raison 2

L'AGM de cette année se tiendra à 18:30 le mardi 27 septembre 2016 au Centre de Loisir de Ville Saint-Laurent.

Article 11.2.11 de notre DCO concernant le rôle des  Administrateurs:

Adopter des règlements relatifs à l'opération et à l'usage de la propriété relativement à toute matière, qui dans leur opinion, doit faire l'objet d'une réglementation ou d'amendement à la réglementation en vigueur, lesquels règlements demeurent en vigueur à moins qu'ils soient révoqués ou amendés par le vote majoritaire des copropriétaires.

Nous avons réalisé que la clause de notre Déclaration de copropriété 11.2.11 implique une procédure quelque peu différente de ce que nous avons mis en place historiquement lors de l’adoption de règles ou de nouveaux règlements lors de nos assemblées générales annuelles.

Conformément au Code Civil du Québec et à la clause précédente, notre façon de procéder pour adopter de nouvelles règles à être ajouter à l’ordre du jour de notre AGM est  quelque peu contradictoire à ce qui aurait du être fait.

En fait, c’est le CA et SEULEMENT le CA qui peut adopter de nouveaux règlements et par la suite les soumettre à l’AGM afin de donner l’opportunité aux copropriétaires d’annuler ce qui a été accepté par le CA.   En fait, nous pourrions continuer à appliquer ce qui était fait auparavant, à savoir que les copropriétaires peuvent proposer des changements à nos règlements à l’AGM.  Toutefois, même si approuvé par l’AGM, le conseil d’administration doit adopter le nouveau règlement pour le rendre officiel. Un nouveau règlement adopté par l’AGM pourrait être rejeté par le CA. Manifestement, il serait beaucoup mieux de suivre les procédures prescrites par note DCO et le Code Civil.

Par conséquent, nous vous recommandons que si vous désirez faire adopter un nouveau règlement, que vous passiez tout d’abord par le Conseil d’administration afin que ce dernier l’adopte lors des réunions mensuelles.  Nos réunions mensuelles ont lieu généralement le deuxième mardi de chaque mois.

S’il y a un problème avec ce que vous proposez, nous travaillerons ensemble pour ajuster vos propositions afin qu’elles soient acceptables pour l’ensemble des copropriétaires. 

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 2

This year's AGM will be held at 6:30PM on Tuesday, September 27, 2016 at the Saint-Laurent Centre des Loisirs.

Article 11.2.11 or our DCO concerning the role of Administrators:

Adopt regulations concerning the operation and use of the property regarding any matter which, in their opinion, must be the subject of a regulation or amendment of a regulation already in effect, such regulations will remain in effect unless they are revoked or amended by a majority vote of co-proprietors.

We have come to realize that Clause 11.2.11 of our Declaration of Co-Ownership implies a somewhat different procedure than what we have historically done to adopt regulations at the AGM.

According to the Quebec Civil Code and this clause, our historical practice of asking for submissions of new regulations to be added to the AGM agenda is somewhat inconsistent to what we should be doing.

In fact, it is ONLY the board that can pass new regulations and then submit them to the AGM to give the co-owners the opportunity to revoke what we passed. Actually, we could continue our current practice of having co-owners propose changes to our regulations at the AGM. However, if passed by the AGM, the board would still have to vote to adopt the new regulation before it actually becomes official. There is a risk that a new regulation passed by the AGM could be rejected by the board. It obviously would be better to follow the exact procedure prescribed by our DCO and the Civil Code.

Therefore, we recommend that if you wish to propose a new regulation, you first submit them to the board in order for it to be adopted at the next monthly meeting. Our monthly meetings normally occur on the second Tuesday of each month.

If we see an issue with what you propose, we will work with you to adjust what you have submitted to something we can pass. 

10 Reasons Why You Should Attend This Year's AGM

10 Reasons Why You Should Attend This Year’s AGM - Reason 1

This year’s AGM will be held at 6:30PM on Tuesday, September 27, 2016 at the Saint-Laurent Centre des Loisirs.

A document that summarizes key bylaws from the DCO and Regulations will be submitted for approval.

This document consolidates key elements of our DCO with the regulations passed at EVERY AGM from 1990 until 2015. Any new or changed regulations coming out of the 2016 AGM will be added to next year’s document to be approved at the 2017 AGM.

An advance copy of this document is now available on the DOCUMENTS tab of the Blog.

10 raisons pour assister à l'Assemblée générale annuelle

10 raisons pour assister à l'Assemblée générale annuelle raison # 1

L’assemblée générale annuelle aura lieu cette année le mardi 27 septembre 2016 a 18 :30 au Centre des Loisirs de Ville Saint-Laurent.

Un guide des principales règles de notre DCO et des règlements seront soumis pour approbation.

Ce guide consolide les principales règles de notre DCO ainsi que les règlements votés à chaque AGM de 1990 à 2015.  Tous nouveaux règlements ou changements aux règlements qui surviendront à l’AGM de 2016 seront ajoutés au document de l’année suivante pour approbation pour l’AGM 2017.

Une copie de ce guide est maintenant disponible dans l’onglet DOCUMENTS de notre blog.