Questions - Procuration permanent quorum

Cette année est la seconde pour la procuration permanente de quorum.  Durant la réunion de l’assemblée générale de 2014 nous avons atteint la marque de plus de 70% du quorum grâce à ces procurations.  Plusieurs des participants présents avaient fournis leurs procurations permanentes d’avance, ce qui ne les a pas empêchés d’intervenir durant les discussions et de voter.

Le formulaire que vous avez fourni l’an passé, si c’est le cas, est toujours valide pour la réunion de l’assemblée générale de cette année qui se tiendra le dimanche 27 septembre.  

Si vous ne l’aviez pas fait, nous vous demanderons bientôt de bien vouloir le signer et de nous le remettre.

Le But

Assurer la tenue de l’assemblée annuelle des copropriétaires en temps et éviter les frais inutiles de report de l’assemblée pour manque de quorum.

Qu’est ce qu’une procuration permanente pour le quorum?

Une procuration permanente pour lequorum est donnée au conseil d’administration par chaque copropriétaire qui le désire pour assurer la tenue de l’assemblée générale des copropriétaires - sans plus.

Si un copropriétaire accorde une procuration permanente pour le quorum, peut-il assister à l’assemblée annuelle?

Absolument, la procuration permanente pour le quorum ne sert qu’à obtenir le quorum. Ceci implique que l’assemblée devrait commencer à l’heure fixée, soyez ponctuels!

Si un copropriétaire accorde une procuration permanent quorum, peut-il parler à l’assemblée annuelle?

Absolument. Le copropriétaire ne cède pas ses droits. Ce changement implique de savoir à l’avance que l’assemblée aura lieu telle que prévue.

Si un copropriétaire accorde une procuration permanente de quorum, peut-il voter à l’assemblée annuelle?

Absolument. Les droits des co-propriétaires ne sont pas affectés par cette procuration permanente. L’avantage est qu’il n’est plus nécessaire de se trouver un remplacant pour vous représenter.

Si un copropriétaire accorde une procuration permanente de quorum, peut-il donner son droit de vote à une autre personne?

Certainement. La procuration permanente de quorum ne concerne que le quorum. Les procurations régulières seront distribuées comme à l’habitude.

À quel endroit seront conservées les procurations permanentes de quorum?

Au bureau avec les autres documents légaux du syndicat dans un registre . Le registre sera disponible afin de permettre l’authentification par le vérificateur de leurs validités.

Est ce que la procuration permanente de quorum peut être révoquée?

La procuration permanente n’expire jamais et est reconduite d’année en année. Cependant, la procuration permanente comme tout autre mandat peut être révoqué en tout temps.

L’assemblée annuelle générale est en septembre-Pourquoi cette demande maintenant?

Parce que nous prévoyons plusieurs mois d’efforts pour compiler suffisamment de procurations pour obtenir le quorum.

Que dois-je faire maintenant?

Signez le plus rapidement possible votre procuration permanente pour le quorum et le déposer dans les boîtes de l’administration, cela nous épargnera temps et efforts pour réaliser l’atteinte du quorum souhaité. Merci!

Permanent Quorum Proxy - FAQ

This is the second year for the permanent quorum proxy. At the 2014 annual meeting, we achieved a quorum of more than 70%, thanks to this new approach. Many of the attendees provided their permanent quorum proxies in advance but still spoke and voted as always.  

If you provided a form last year, it remains valid for this year’s Annual General Meeting which will be held on Sunday, September 27th.

If you did not, we will be asking you to sign and send back a form very soon.

Purpose

To ensure our annual meeting of co-owners starts on time and to avoid costly adjournments for lack of quorum, we are adopting the permanent quorum proxy system.

What is a Permanent Quorum Proxy?

A Permanent Quorum Proxy consists of each co-owner issuing a proxy to the board of directors EXCLUSIVELY to be applied to the quorum at the annual general assembly – nothing else.

If a Co-Owner Provides a Permanent Quorum Proxy Can She/He Still Attend the AGM?

Absolutely, the Permanent Quorum Proxy is only to achieve quorum. The only restriction is that the meeting will most likely begin on time – so don’t be late.

If a Co-Owner Provides a Permanent Quorum Proxy Can She/He Still Speak at the AGM?

Absolutely. The co-owner gives up absolutely no rights. The only change is that we are assured in advance the meeting will proceed.

If a Co-Owner Provides a Permanent Quorum Proxy Can She/He Still Vote at the AGM?

Absolutely. No rights are eliminated by the Permanent Quorum Proxy. However, there is less urgency to give your proxy to someone else if you cannot attend.

If a Co-Owner Provides a Permanent Quorum Proxy Can She/He Still Give the Voting Rights to Someone Else?

Certainly. The Permanent Quorum Proxy only covers Quorum. Regular Proxy forms will be distributed as always.

Where Are the Permanent Quorum Proxies Stored?

They will be stored in a binder in the office along with all other legal documents of the syndicate. The binders will be brought to the AGM so that the auditor may confirm their validity.

Can a Co-Owner Revoke a Permanent Quorum Proxy?

Permanent Quorum Proxies NEVER EXPIRE and carry from one year to the next. However, a Permanent Quorum Proxy is legally like any other mandate and can be revoked at any time.

The Annual meeting is in September – Why Now?

Because it will require months of effort to collect enough quorum votes to guarantee a quorum.

What Do I Have to Do Now?

Please sign a Permanent Quorum Proxy form as soon as possible and drop it in the administration mailbox. You will save us a lot of effort and the associated cost. Thank you!

Save The Dates/ Dates à retenir

Épluchette de Blé D'Inde – Dimanche, 23 aout, 2015 à 1600 hrs. dans le jardin.

Corn Roast – Sunday, August 23rd, 2015 at 4:00 PM in the garden.



L'assemblée générale annuelle de 2015 – le 27 septembre 2015 (endroit - Centre des Loisirs de Saint-Laurent - 1300hrs.)

2015 Annual General Meeting – Sunday, September 27th, 2015 1:00PM (Location - Saint-Laurent Centre des Loisirs – 1:00 PM)